E-facturen: algemene informatie

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een elektronisch document (geen digitaal bestand, zoals een pdf). De belangrijkste verschillen tussen pdf-facturen en e-facturen zijn het bestandsformaat, beveiliging en de manier van uitwisselen. Een e-factuur is een document dat is opgesteld conform een (wereldwijd) gestandaardiseerde bestandsstructuur en formaat, meestal zijn dit UBL of XML-documenten.

Veiligheid van e-facturatie

Een e-factuur wordt altijd via een beveiligde verbinding uitgewisseld (via een e-facturatienetwerk) waarbij de authenticiteit van de verzender en ontvanger 100% gewaarborgd zijn. Hiermee zijn uw gegevens op een hoog niveau beveiligd. De (persoons)gegevens die op de factuur staan zijn hiermee goed beschermd.

Voordelen van e-facturatie

Door het automatiseren van bepaalde handelingen, worden uw e-facturen efficiënter
verwerkt en is de kans op fouten klein. Wij kunnen uw factuur daardoor sneller betalen. Er zijn verschillende manieren om een e-factuur te versturen. Soms is daarvoor een kleine investering nodig, maar er is er altijd een manier van e-factureren die goed past bij uw organisatie.

Overstappen op e-facturatie

E-facturatie is mogelijk voor al onze leveranciers. Het maakt niet uit of u veel of weinig facturen stuurt, en of u met of zonder boekhoudpakket/ERP-systeem werkt. Wij werken hiervoor samen met onze serviceprovider Tie Kinetix. Er zijn via hen drie manieren waarop u e-facturen kunt aanleveren: 

1. Online facturen aanmaken en versturen

Ook wanneer u geen gebruik maakt van een boekhoudpakket kunt u e-facturen sturen aan de gemeente. U kunt daarvoor een account aanmaken bij Tie Kinetixlogt in, maakt online handmatig een elektronische factuur aan en verstuurt die vervolgens direct beveiligd, zonder extra kosten. Zo eenvoudig kan het zijn. De ideale manier als u slechts enkele facturen per maand of per jaar stuurt.

2. PDF-facturen omzetten naar een e-factuur

Stuurt u uw facturen nu als PDF via uw boekhoudpakket per mail naar ons dan kunnen deze door TIE Kinetix PDF-2- FLOW eenvoudig automatisch omgezet worden naar een e-factuur, conform alle juridische eisen die gelden. Eenvoudig, voordelig en veilig.

3. Directe koppeling met uw boekhoudpakket

Wilt u direct vanuit uw boekhoudpakket/ERP-systeem volledig elektronische facturen versturen, zodat u alle handelingen in uw eigen boekhoudpakket uitvoert? TIE Kinetix heeft standaardkoppelingen voor diverse boekhoudpakkettenDit is de ideale manier als u dagelijks facturen stuurt en vraagt wel om een investering. U zult zelf de afweging moeten maken of deze investering voor u rendabel is. Uiteraard staat het u vrij een andere Serviceprovider te kiezen of wellicht heeft u er zelfs al een. Is dat laatste het geval dan kunt u nu al direct uw e-facturen geautomatiseerd bij ons binnen laten komen.

 Vragen?

Als u hierover vragen heeft, neemt u  dan contact op met onze afdeling Financiële Administratie via fdc@enschede.nl .